En el marco del Ciclo de Cursos que la Cámara Argentina de Anunciantes brinda a sus asociados, se ofreció un webinar donde Ricardo Teruel, Co-Founder de EGO, explicó cómo brifear proyectos, paso a paso, considerando a la construcción como un proceso intensivo que expone dificultades. De este modo, aportó herramientas para abordar los problemas de comunicación, las definiciones y la preparación del equipo, sin morir en el intento.
“Siempre se debe partir de un brief”, comenzó explicando Teruel. Y si bien se trata de una instancia que es y será caótica, propuso tener un plan para mantener organizado y estructurado el proceso, seteando las expectativas. “Es casi una regla -aseguró- que detrás de un pedido completo se encuentra un equipo comprometido y, así, surgen proyectos fluidos y efectivos, que mantienen la intensidad y la comunicación”.
Teruel contó que cuando no se toman soluciones metodológicas, suelen encontrarse:
- Iniciativas no discutidas internamente que trasladan las discusiones dentro del proyecto, impactando en el alcance, en consecuentes recotizaciones, en el ánimo de los equipos y, por sobre todo, en la calidad final del proyecto.
- Alcances mal definidos, que crean sobre-cotizaciones que pueden cancelar la iniciativa antes de empezar, sub-cotizaciones que esconden re-cotizaciones que disparan la inversión o directamente cancelan el proyecto.
- Desconocimiento del impacto del proyecto: En un proyecto digital intervienen muchas personas, equipos y disciplinas. Dar el primer paso hacia un proceso colaborativo que contemple el impacto del proyecto y los roles/responsabilidades internas es empezar con el pie derecho.
Por el contrario, cuando existe el brief se organizan y visibilizan las necesidades del negocio, se alinean las expectativas del negocio en relación a la iniciativa, se define el alcance del proyecto, se delimita alcances presupuestarios y se agilizan los procesos de cotización. Por eso, hay que hacerlo antes de comenzar el diseño de un nuevo producto o iniciativa digital, de agregar una nueva funcionalidad a un producto existente o de convocar a terceros a participar de una iniciativa.
También detalló que el proceso debería ser sponsoreado por rangos altos (como la gerencia) y, al mismo tiempo, liderado por una persona con poder de definición y llegada con las/os tomadoras/es de decisiones. Propuso, entonces, un plan de briefing de tres tapas:
- Explorar: El momento de preguntar, escuchar, investigar y relevar, con una escucha activa (tomando notas) y dejando que las personas se expresen libremente. Con ello se busca obtener el por qué, el para quién y el para qué de la iniciativa. Será necesario identificar a las áreas con impacto en el proyecto y tener acceso a las personas decisoras con poder de definición. Recomendó softwares como Mural, FigJam, Miro, Trello, Notion, Google Docs. En cuanto a herramientas diferenció a las que sirven para entender el negocio (como Value Proposition Canvas), para conocer lo existente (métricas), para tangibilizar ideas (How might we) o para conocer a la persona usuaria (Jobs to be done).
- Analizar: Convertir necesidades en requerimientos, describirlos lo más detalladamente posible y priorizarlos, incluyendo a las personas de las áreas involucradas y a las tomadoras de decisiones. Sugirió usar la matriz de deseabilidad/factibilidad, que ofrecerá cuatro cuadrantes: Lo haremos, Tal vez lo hagamos, No lo haremos, Nice to have.
- Armado del brief, dividido en cuatro bloques: Contexto, Acerca del proyecto, Administrativo y Acerca del proveedor. Recomendó incluir encabezados en el documento, utilizar estilos de texto y tipografía que faciliten la legibilidad, sumar links de interés, dar un espacio de tiempo para recibir dudas y consultas, generar un nuevo documento ante cada cambio, mantener todo organizado y documentar el proceso interno.
A modo de cierre, Teruel aseguró que “un gran proyecto parte de un gran Brief” y que “hacer un gran Brief implica que hubo involucramiento”. Por eso, este documento es una guía, un disparador para explorar y generar conciencia en el equipo acerca de la iniciativa a desarrollar, siempre con la documentación y el orden como elementos clave.
